Geschäftliche E-Mails schreiben mit ChatGPT: die besten Prompts

E-Mails in verschiedenen Stilen zu verfassen ist gar nicht so einfach – vor allem im Beruf. So hilft dir ChatGPT dabei.

Wie dir KI bei Business-Mails unter die Arme greifen kann

Dienstag, 8:42 Uhr. Du sitzt im Büro. Dein Kalender ist voll, und dein Postfach blinkt rot. Zwischen einer wichtigen Projektabgabe und einem dringenden Meeting musst du noch diverse Mails schreiben: Eine Absage, die trotzdem gut ankommt; eine Nachfrage, die nicht drängelt; ein Follow-up, das professionell wirkt.

Die Zeit drängt. Genau jetzt kann dir ChatGPT den Rücken freihalten. Die KI liefert dir nicht irgendwelche E-Mails – sondern die, die wirken. Damit das gelingt, musst du richtig prompten. Denn jede Eingabe ist ein Mini-Briefing für die KI.

Hier ein paar Beispiele für ChatGPT-Prompts, mit denen du erstklassige E-Mails für verschiedene Business-Situationen erstellst.

Schnelle Zusammenfassung

👉 „Das ist der Text einer langen E-Mail, die ich heute von einem wichtigen Kunden erhalten habe. Bitte gib mir eine Zusammenfassung der essentiellen Punkten. Hebe dabei die Kosten und die Deadlines besonders hervor.“

Professionelle Absage

👉 „Formuliere eine professionelle E-Mail, in der ich ein Angebot ablehne. Die Mail soll verständlich machen, dass ich aktuell kein Interesse habe, aber eine spätere Zusammenarbeit nicht ausschließe. Der Ton soll respektvoll und wertschätzend sein, aber nicht unnötig ausschweifend.“

Reminder ohne Druck

👉 „Schreibe eine freundliche E-Mail-Erinnerung. Die Empfängerin hat mir vor über einer Woche zugesagt, eine Präsentation zu schicken, aber bisher nichts gesendet. Ich möchte höflich nachfragen, ohne ungeduldig zu klingen. Bitte verwende eine Formulierung, die Verständnis für ihre mögliche Auslastung zeigt, aber dennoch klar macht, dass ich die Präsentation angewiesen bin.“

Überzeugende Initiativbewerbung

👉 „Erstelle bitte eine kurze E-Mail für eine englische Initiativbewerbung. Ich möchte das US-amerikanische Unternehmen für mich interessieren, ohne direkt eine Bewerbung anzuhängen. Ich bin UX-Designer mit fünf Jahren Erfahrung in verschiedenen Agenturen. Die Mail soll meine Neugier an der Firma zeigen und zwei fachliche Schwerpunkte erwähnen (‚User Research‘ und ‚Prototyping‘). Textlänge: 150 Wörter.“

Sachliche Beschwerde

👉 „Formuliere eine Business-Mail, in der ich mich über eine fehlerhafte Lieferung beschwere. Es handelt sich um eine Bestellung von fünf Artikeln, von denen zwei beschädigt und einer falsch geliefert wurde. Ich möchte eine Ersatzlieferung oder Rückerstattung. Zudem muss eine gesetzlich konforme Frist gestellt werden. Der Ton der E-Mail soll sachlich, aber bestimmt sein.“

Freundliche Gesprächsnachbereitung

👉 „Nach einem Kennenlerngespräch mit einem potenziellen Kooperationspartner möchte ich nun eine E-Mail aussenden. Ich will mich für das offene, inspirierende Gespräch bedanken und ein persönliches Detail aufgreifen, das wir besprochen haben: unser gemeinsames Interesse an CRM-Systemen. Die Mail soll positiv, interessiert und stilistisch reflektiert wirken.“

Bewerbungsgespräch nachhaken

👉 „Entwerfe bitte eine E-Mail, in der ich mich nach dem Stand meines Bewerbungsverfahrens erkundige. Ich hatte vor 10 Tagen ein Vorstellungsgespräch und wurde seitdem nicht kontaktiert. Die Mail soll freundlich und selbstbewusst klingen. Ich möchte zeigen, dass ich weiterhin interessiert bin, ohne drängend zu wirken.“

Professionelle Angebotsnachfrage

👉 „Schreibe eine Follow-up E-Mail auf Italienisch an einen potentiellen Kunden, dem ich vor einer Woche ein Angebot geschickt habe. Ich möchte mich erkundigen, ob es Rückfragen gibt oder ob eine Entscheidung gefallen ist. Die Nachricht soll keinen Druck aufbauen, aber trotzdem unterstreichen, dass ich auf eine Antwort warte. Bitte schließe mit einem klaren Call-to-Action ab, der zu einer Antwort einlädt.“

Seriöse Event-Einladung

👉 „Konzipiere eine E-Mail, mit der ich Geschäftspartner zu einem After-Work-Networking einlade. Das Event findet am 1. Dezember um 18 Uhr in meinem Unternehmen statt. Der Ton soll herzlich sein, aber trotzdem eine Business-Note haben. Achte darauf, dass die E-Mail nicht wie ein Massenmailing wirkt.“

Ehrliches Feedback

👉 „Ein Mitarbeiter hat gestern bei einem Kunden eine Präsentation gehalten, bei der er extrem nervös und unseriös wirkte. Seine flapsigen Äußerungen sind allen Anwesenden sauer aufgestoßen. Bitte formuliere eine E-Mail, in der ich dieses Feedback sachlich gebe, ohne die Punkte direkt anzusprechen. Zudem möchte ich meinen Mitarbeiter dazu ermunterne, sich nächstes Mal besser vorzubereiten.“

Fazit

Du willst Mails, die wirklich etwas bewirken? Dann gib ChatGPT die richtigen Impulse! Ob Bewerbungen, Kundengespräche oder interne Kommunikation – diese Prompts helfen dir, souverän und überzeugend zu schreiben.

Und denk daran: Du gibst die Richtung vor, ChatGPT liefert das Handwerk. Je präziser dein Prompt, desto stärker deine E-Mail.