KI in Unternehmen: Beispiele und Tipps für die Umsetzung

Warum sollten Unternehmen auf Künstliche Intelligenz setzen? Wo lässt sich KI überall verwenden? Und wie gelingt die Integration? In diesem Leitfaden bekommst du alle Antworten.

Ein Gastbeitrag von Roman Simschek und Dominik Danz

Künstliche Intelligenz als revolutionäre Kraft

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht einfach nur ein Trend – sie ist eine technologische Revolution, die tiefgreifender in Wirtschaft und Business eingreift als die Dampfmaschine, das Automobil, die Elektrizität oder das Internet. Während frühere Innovationen meist einen bestimmten Wirtschaftsbereich revolutionierten, erstreckt sich KI auf nahezu alle Branchen und Geschäftsmodelle.

Die Geschwindigkeit, mit der KI-Technologien in Unternehmen Einzug halten, macht es unumgänglich, dass Unternehmer und Führungskräfte sich frühzeitig mit den Auswirkungen dieser Entwicklung auf ihr Geschäft befassen. Wer dies nicht tut, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Doch warum ist KI so mächtig? Warum kann sie menschliche Arbeitskraft in vielen Bereichen ersetzen?

Die fünf zentralen Vorteile von KI

KI ist im Vergleich zu menschlicher Leistung …

1️⃣ schneller

2️⃣ besser

3️⃣ zuverlässiger

4️⃣ verfügbarer

5️⃣ günstiger

Geschwindigkeit: Von Wochen zu Sekunden

KI ist in der Lage, Aufgaben in einer Geschwindigkeit zu erledigen, die für Menschen unerreichbar ist. Was früher Tage oder Wochen in Anspruch nahm – zum Beispiel Datenanalysen, Finanzberechnungen oder die Erstellung von Marketingstrategien – kann heute durch KI in Sekunden oder Minuten erledigt werden.

Dies hat direkte Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Wer schneller agiert, kann schneller auf Marktveränderungen reagieren, effizienter neue Strategien umsetzen und Ressourcen optimal nutzen.

Qualität: KI übertrifft menschliche Leistung

KI arbeitet mit einer Präzision, die menschliche Fähigkeiten in vielen Bereichen übertrifft. Sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Generierung von Berichten oder der Entwicklung von Strategien – Algorithmen können Fehler reduzieren und optimierte Ergebnisse liefern.

Beispiel: Während ein Mensch beim manuellen Durchsuchen von Kundendaten leicht Fehler machen kann, analysiert eine KI Millionen von Datensätzen fehlerfrei und erkennt Muster, die für den Menschen unsichtbar bleiben.

Zuverlässigkeit: Konsistente Leistung ohne Fehler

Menschen machen Fehler, sei es durch Müdigkeit, Ablenkung oder Unachtsamkeit. KI hingegen arbeitet fehlerfrei und konstant auf demselben hohen Niveau. Dies ist insbesondere in Bereichen wie Buchhaltung, Logistik oder Qualitätskontrolle ein enormer Vorteil.

Ein Beispiel: In der industriellen Fertigung kann KI-basierte Bildverarbeitung winzige Fehler an Produkten erkennen, die für das menschliche Auge schwer sichtbar wären. Dadurch wird die Qualitätssicherung verbessert und Ausschuss minimiert.

Verfügbarkeit: 24/7 ohne Unterbrechung

Im Gegensatz zu Menschen benötigt KI keine Pausen, keinen Schlaf und keinen Urlaub. Sie steht rund um die Uhr zur Verfügung, kann kontinuierlich arbeiten und ist jederzeit einsatzbereit.

Besonders im Kundenservice zeigt sich das Potenzial: Während menschliche Mitarbeiter nur zu bestimmten Zeiten verfügbar sind, können KI-gestützte Chatbots oder virtuelle Assistenten Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten – in derselben Qualität, egal ob morgens um 9 oder nachts um 3 Uhr.

Kostenersparnis: Effizienzsteigerung bei geringeren Kosten

Einer der stärksten wirtschaftlichen Vorteile von KI ist die drastische Reduktion der Betriebskosten. Während Unternehmen für menschliche Mitarbeiter Gehälter, Sozialleistungen und Schulungen zahlen müssen, entstehen bei KI lediglich Kosten für Software, Lizenzen und Serverbetrieb.

In vielen Bereichen kann KI menschliche Tätigkeiten entweder vollständig ersetzen oder so stark optimieren, dass weniger Arbeitskräfte benötigt werden. Dies führt langfristig zu enormen Einsparungen und höherer Rentabilität.

Externe und interne Perspektive auf KI im Unternehmen

Um die Auswirkungen von KI auf ein Unternehmen besser zu verstehen, sollte man sie aus zwei Perspektiven betrachten:

➡ Die externe Perspektive, die sich mit den Geschäftsbereichen befasst, die im direkten Kundenkontakt stehen.

➡ Die interne Perspektive, die sich mit den Prozessen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens beschäftigt.

Externe Perspektive: Fünf zentrale Rollen im Kundenkontakt

KI kann in allen Bereichen, die direkten Kundenkontakt haben, eine entscheidende Rolle spielen. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

Repräsentation – Das Gesicht des Unternehmens

Jede Firma wird nach außen hin durch eine Person oder eine Marke repräsentiert. Während früher prominente Unternehmer oder CEOs diese Rolle übernahmen (beispielsweise Elon Musk für Tesla oder Steve Jobs für Apple), könnten in Zukunft KI-generierte Avatare oder virtuelle Influencer diese Aufgabe übernehmen.

Das heißt: Unternehmen könnten in Zukunft komplett KI-generierte Repräsentanten einsetzen, die rund um die Uhr Inhalte produzieren, Pressekonferenzen halten oder Social-Media-Kampagnen leiten.

Marketing – Automatisierte Kampagnen und Zielgruppenanalyse

Marketing ist ein Bereich, in dem KI bereits weit verbreitet ist. Das sind mögliche Einsatzgebiete:

➡ Zielgruppenanalyse automatisieren
KI analysiert Daten aus sozialen Medien, Kaufverhalten und Online-Suchen, um gezielt personalisierte Werbung zu schalten.

➡ Content generieren
Texte, Bilder und sogar Videos können von KI erstellt werden. Beispiel: ChatGPT im Content Marketing.

➡ Social Media managen
KI-Tools können Posts planen, das Engagement analysieren und automatisch auf Kommentare reagieren.

Sales – KI-gestützter Vertrieb

Auch der Vertrieb profitiert massiv von KI. Digitale Assistenten können:

➡ Leads automatisch generieren und qualifizieren,
sodass sich Sales-Teams auf die vielversprechendsten Kontakte konzentrieren.

➡ Verkaufsgespräche simulieren,
um Ängste zu überwinden und Einwandbehandlungen zu trainieren.

➡ E-Mail-Kampagnen optimieren,
indem sie personalisierte , KI-generierte Newsletter auf Basis von Kundendaten vorschlagen.

Delivery – Effiziente Produkt- und Dienstleistungserbringung

Nach dem Kauf müssen Produkte oder Dienstleistungen an den Kunden geliefert werden. In diesem Bereich spielt Künstliche Intelligenz eine große Rolle:

➡ Logistikoptimierung
KI kann Lieferketten analysieren und in Echtzeit optimieren, um Kosten zu senken und Lieferzeiten zu verkürzen.

➡ Automatisierte Produktion
In der Industrie steuert KI bereits Maschinen und Roboter, die Produkte effizient und fehlerfrei herstellen.

➡ Digitale Dienstleistungen
In Software- und IT-Unternehmen kann KI ganze Dienstleistungen übernehmen, zum Beispiel durch Automatisierung von Code-Generierung oder IT-Sicherheitssystemen.

Service – KI-gestützter Kundensupport

Der Kundenservice ist einer der Bereiche, in denen KI besonders schnell Einzug hält.

➡ Chatbots und virtuelle Assistenten
können Anfragen rund um die Uhr beantworten, Beschwerden bearbeiten und sogar einfache Support-Probleme lösen.

➡ Studien besagen:
Langfristig könnten bis zu 90 % aller Kundenservice-Anfragen von KI übernommen werden, was Unternehmen enorme Einsparungen bringt.

Interne Perspektive: Fünf zentrale Unternehmensbereiche

Neben dem direkten Kundenkontakt gibt es auch zahlreiche interne Prozesse, die sich durch KI optimieren oder automatisieren lässt.

Management – Die Orchestrierung aller Geschäftsbereiche

Das Management stellt sicher, dass alle Unternehmensbereiche reibungslos funktionieren. Künstliche Intelligenz kann hierbei in vielerlei Hinsicht unterstützen:

➡ Automatisierte Entscheidungsfindung
KI-gestützte Systeme können Daten analysieren und optimale Geschäftsentscheidungen vorschlagen.

➡ Prozessautomatisierung
KI kann interne Abläufe optimieren, zum Beispiel Projektmanagement, Budgetplanung und Ressourcenverteilung.

➡ Mitarbeiter-Performance überwachen
KI kann Leistungsdaten analysieren und Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Finanzen – KI in der Finanzplanung

KI spielt eine zunehmend große Rolle im Finanzwesen. Das sind die Einsatzgebiete:

➡ Automatisierte Buchhaltung: KI kann Finanztransaktionen kategorisieren, Berichte erstellen und Unregelmäßigkeiten erkennen.

➡ Betrugsprävention: KI-Systeme analysieren Finanztransaktionen in Echtzeit, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen.

➡ Investment-Analysen: KI kann Markttrends auswerten und bessere Investitionsentscheidungen treffen als Menschen.

Human Resources – KI-gestützte Personalverwaltung

Im Personalbereich bzw. bei HR unterstützt Künstliche Intelligenz, da sie Folgendes leistet:

➡ Bewerber analysieren
KI kann Lebensläufe auswerten und die besten Kandidaten auswählen.

➡ Mitarbeiterschulungen personalisieren
KI kann individuelle Lernpläne erstellen, um Mitarbeiter gezielt weiterzuentwickeln.

➡ Mitarbeiterzufriedenheit analysieren
KI kann Muster in Feedbacks erkennen und Handlungsempfehlungen geben.

IT – Die treibende Kraft hinter der Automatisierung

Die IT-Abteilung selbst ist eine der am stärksten von KI betroffenen Bereiche. KI kann:

➡ Cybersecurity verbessern: KI erkennt und verhindert Cyberangriffe in Echtzeit.

➡ Softwareentwicklung automatisieren: KI kann Code schreiben, testen und optimieren.

➡ IT-Support übernehmen: KI kann technische Probleme identifizieren und oft selbstständig lösen.

Drei Stufen der KI-Integration in Unternehmen

1️⃣ Kein KI-Einsatz nötig: Tätigkeiten, die kaum automatisierbar sind, wie handwerkliche Berufe.

2️⃣ Teilweise KI-Unterstützung: KI-Tools optimieren Prozesse, aber Menschen bleiben entscheidend (beispielsweise Marketing, HR).

3️⃣ Vollständiger KI-Einsatz: Prozesse, die zu 100 % automatisiert werden können, wie Kundenservice oder Buchhaltung.

Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen stellt eine strategische Herausforderung dar, die jedes Unternehmen individuell und in allen relevanten Bereichen angehen muss. Dabei ist es essenziell, dass jeder Unternehmensbereich, wie zuvor beschrieben, in drei Kategorien analysiert wird.

Diese Analyse ist für die erfolgreiche Integration von KI in die Unternehmensstruktur von entscheidender Bedeutung. Sie hilft dabei, zu verstehen, wo Mitarbeiter und Prozesse weiterhin unverzichtbar sind und wo KI effizienter und kostengünstiger arbeiten kann. Folgende Handlungsnotwendigkeiten ergeben sich daraus:

Variante 1: Kein KI-Einsatz notwendig

Für bestimmte Tätigkeiten, die entweder zu komplex oder zu spezifisch sind, um durch KI ersetzt oder auch nur unterstützt zu werden, ist kein IT-Einsatz erforderlich. Hier bleiben Mitarbeiter weiterhin unverzichtbar, und keine KI-Lösungen müssen implementiert werden.

Ein gutes Beispiel sind handwerkliche Tätigkeiten, bei denen menschliches Geschick und Kreativität gefragt sind. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte notwendig, da die bestehende Struktur effektiv und ohne KI funktioniert.

Variante 2: KI-Unterstützung

Für viele Geschäftsbereiche kann KI unterstützend wirken, ohne die menschliche Arbeitskraft vollständig zu ersetzen. In diesen Fällen sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten entwickeln, um KI-Tools optimal zu nutzen. Der Fokus liegt hier auf KI-Kursen für Mitarbeiter, damit sie mit den richtigen und besten KI-Tools für ihren jeweiligen Bereich vertraut sind.

Das bedeutet, dass in Bereichen wie Marketing, Personalmanagement oder auch Finanzwesen KI sich in unterstützender Form einsetzen lässt. KI kann hier Aufgaben wie Datenanalyse, Content-Erstellung oder einfache Entscheidungsfindung übernehmen, während menschliche Mitarbeiter weiterhin die strategische Leitung, kreative Prozesse oder komplexere Entscheidungen treffen.

Handlungsnotwendigkeit

➡ Schulung und Training
Mitarbeiter sollten in der Anwendung von KI-Tools geschult werden, beispielweise mit ChatGPT-Seminaren für Einsteiger. Dies umfasst die Auswahl der richtigen Tools und deren optimale Nutzung.

➡ Integration in die Arbeitsabläufe
Die KI sollte als ein Hilfsmittel betrachtet werden, das die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter steigert, ohne den menschlichen Input zu ersetzen.

Variante 3: Vollständiger KI-Einsatz – Entwicklung von KI-Agenten

In einigen Bereichen können Tätigkeiten durch KI vollständig ersetzt werden. Dies betrifft insbesondere Aufgaben, die wiederholbar sind, klare Entscheidungsstrukturen haben und keine emotionale Intelligenz oder kreative Eingriffe erfordern. Hier spricht man von sogenannten KI-Agenten, die wie Mitarbeiter agieren, aber keine menschliche Arbeitskraft benötigen.

Beispielsweise könnte der Kundenservice in einem Unternehmen, der bislang durch Callcenter-Agenten erledigt wurde, vollständig von KI-Agenten übernommen werden, die Anfragen bearbeiten und Lösungen in Echtzeit liefern. Auch in der Produktion oder in der IT-Überwachung mag KI die Rolle eines „virtuellen Mitarbeiters“ übernehmen.

Handlungsnotwendigkeit

➡ Entwicklung von KI-Agenten
Für die vollständige Automatisierung müssen klare Anforderungsprofile erstellt werden, die genau definieren, welche Fähigkeiten der KI-Agent besitzen muss. Dies betrifft sowohl die technische Ausgestaltung als auch das Training der KI, um die gewünschten Aufgaben effizient zu übernehmen.

➡ Anforderungsprofile und Trainingsdaten Um sicherzustellen, dass KI-Agenten die Aufgaben korrekt ausführen, müssen sie gezielt trainiert werden. Dies bedeutet, dass Unternehmen präzise Anforderungen formulieren und ausreichend Daten zur Verfügung stellen müssen, um die KI-Agenten richtig zu schulen.

Fazit

Die erfolgreiche Einführung von KI erfordert eine fundierte Analyse und ein gezieltes Vorgehen in jedem Geschäftsbereich. Unternehmen sollten sich intensiv mit der Frage befassen, welche Tätigkeiten in welchem Maße durch KI ersetzt, unterstützt oder unverändert bleiben können.

Die daraus resultierenden Handlungsnotwendigkeiten – sei es durch die Schulung von Mitarbeitern, die Entwicklung von KI-Agenten oder das Beibehalten von menschlicher Arbeitskraft – bestimmen den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens in der Ära der Künstlichen Intelligenz.

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Über die Autoren:

 

Bilder: Freepik AI Studio, UTB GmbH