Wie kann ChatGPT bei Excel helfen? Mit diesen Tipps gelingt’s

Wusstest du, dass ChatGPT Probleme mit Excel und ähnlichen Tabellen-Programmen lösen kann? Probiere diese Ratschläge aus!

Excel und ChatGPT: Ein starkes Team

Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder Google Sheets sind leistungsstarke Werkzeuge für Datenverwaltung, Berechnungen und Analysen. Doch nicht jeder kennt alle Funktionen oder versteht die komplizierten Formeln, die in kostenlosen Excel-Vorlagen zum Einsatz kommen, auf Anhieb.

Das Gute ist: ChatGPT kann dir helfen, Tabellen zu erstellen, Formeln zu erklären, Fehler zu analysieren und sogar einfache VBA-Skripte zu generieren. So sparst du Zeit und vermeidest mühsame Fehlersuche.

Hier erfährst du, wie dich ChatGPT bei deinen Problemen mit Excel, Google Tabellen und ähnlichen Anwendungen unterstützt.

Excel-Tabellen mit ChatGPT erstellen

Was viele Nutzer nicht wissen: ChatGPT kann Tabellen erstellen, die sich leicht in Excel und Co. übertragen und dort weiterbearbeiten lassen. Verwende hierzu beispielsweise diese Prompts:

👉 „Berechne den Endwert eines Sparplans mit folgenden Bedingungen: Monatliche Einzahlung von 100 Euro, Laufzeit von 10 Jahren, jährliche Verzinsung von 4 % (Zinseszins wird monatlich berechnet). Zeige die Endsumme mit Zinsen sowie eine Tabelle mit den monatlichen Werten für Einzahlung, Gesamtbetrag ohne Zinsen und Gesamtbetrag mit Zinsen.“

👉 „Berechne die monatliche Rate und die Gesamtkosten für einen Immobilienkredit mit folgenden Bedingungen: Kreditsumme von 200.000 Euro, Laufzeit von 15 Jahren, jährlicher Zinssatz von 4 %, anfängliche Tilgung von 2 %, jährliche Sondertilgung von 1.000 Euro. Zeige eine Tabelle mit den jährlichen Werten für Restschuld, Zinsen, Tilgung, Sondertilgung und Gesamtbelastung.“

Formeln erklären lassen mit ChatGPT

Du hast eine Excel-Tabelle übernommen und eine Formel liefert ein unerwartetes Ergebnis? Oder du traust den Aussagen in einer Berechnung nicht? Statt mühsam in Foren zu suchen, kannst du ChatGPT nach einer verständlichen Erklärung fragen.

Zwei allgemeine Beispiele:

👉 „Mit Excel habe ich eine Haushaltsbudget-Tabelle erstellt – mit Einnahmen in Spalte B und Ausgaben in Spalte C. In Zelle D12 steht die Formel =SUMME(B2:B10)-SUMME(C2:C10). Erkläre mir bitte genau, was diese Formel tut und ob sie richtig ist, um mein verbleibendes Monatsbudget zu berechnen.“

👉 „Ich habe eine Excel-Tabelle mit Aufgaben. In Spalte B steht das Startdatum, in Spalte C das Fälligkeitsdatum. In Spalte D möchte ich sehen, ob eine Aufgabe überfällig ist. Ich benutze die Formel =WENN(HEUTE()>C2;“Überfällig“;“In Ordnung“). Ist diese Formel korrekt?“

Beispiel: Vertriebsanalyse mit dynamischer Bewertung

Du führst ein Vertriebsteam, in dem jeder Mitarbeiter ein bestimmtes Umsatzziel erhält. Du willst analysieren, ob die Umsatzziele im Plan sind und welchem Mitarbeiter du einen Bonus auszahlst, weil das Umsatzziel übererfüllt hat.

Das Erreichen des Umsatzziels mit 100 Prozent gilt als “erreicht”, bis 95 Prozent gilt “knapp verfehlt”, unterhalb der 95 Prozent ist es “nicht erreicht”. Prämien zahlst du in Höhe von 25 Prozent auf die Differenz zwischen erreichtem und anvisierten Umsatz.

Du erstellst eine Tabelle mit den Spalten Mitarbeiter, Umsatz, Zielvorgabe, Abweichung, Status und Bonus. Das Ergebnis sieht dann folgendermaßen aus:

Mitarbeiter	Umsatz	Zielvorgabe	Abweichung	Status	Bonus
Max	10.000	10.000	0	erreicht	0
Lisa	12.000	10.000	2.000	erreicht	500
Ben	16.000	20.000	-4.000	nicht erreicht	0
Marie	19.000	20.000	-1.000	knapp verfehlt	0
Helen	15.000	10.000	5.000	erreicht	1.250

Typische Excel-Formeln dafür sind:

• für die Abweichung: B2 – C2
• für den Status: =WENN(B2>=C2;“Erreicht“;WENN(B2>=C2*0,95;“Knapp verfehlt“;“Nicht erreicht“))
• für den Bonus: =WENN(D2>0;D2*0,25;0)

Mit folgendem Prompt prüfst du, ob du deine Tabelle richtig angelegt hast und du deinen Ergebnissen wirklich trauen kannst:

👉 „Ich habe eine Excel-Tabelle zur Vertriebsanalyse mit Umsatz, Zielvorgaben und einer dynamischen Bewertung. In Spalte D berechne ich die Abweichung mit =B2-C2. In Spalte E bewerte ich das Ergebnis mit =WENN(B2>=C2;“Erreicht“;WENN(B2>=C2*0,95;“Knapp verfehlt“;“Nicht erreicht“)). In Spalte F vergebe ich einen Bonus mit =WENN(D2>0;D2*0,25;0). Kannst du mir erklären, wie diese Formeln funktionieren und ob sie korrekt sind?“

Fehlercodes in Excel verstehen – dank ChatGPT

Excel zeigt statt des erwarteten Ergebnisses nur eine Fehlermeldung? Kein Problem! Mit dem KI-Tool findest du schnell heraus, was das Problem ist und wie du es schnell behebst.

Division durch Null

Du verkaufst verschiedene Produkte und möchtest nun den Preis pro Stück berechnen – aber in manchen Zeilen ist die Anzahl der verkauften Einheiten leer oder null? Excel zeigt daraufhin eine Fehlermeldung an.

Die Lösung: Verwende eine Funktion, die vor der Berechnung überprüft, ob der Wert größer als null ist. Bitte  dafür ChatGPT um Hilfe!

👉 „Wie kann ich in Excel den Preis pro Stück berechnen, ohne eine Fehlermeldung bei null oder leeren Werten zu bekommen? Stattdessen soll ‚Ungültiger Wert‘ angezeigt werden.“

Text statt Zahl

Eine Spalte enthält statt Zahlen versehentlich Text, etwa „keine Angabe“. Excel kann die Berechnung nicht ausführen und gibt eine Fehlermeldung aus. Was ist zu tun? Die Künstliche Intelligenz hat sicherlich eine Antwort!

👉 „Wie kann ich in Excel zwei Spalten mit Zahlen addieren, aber eine Fehlermeldung vermeiden, wenn eine Zelle Text statt einer Zahl enthält?“

Falsche Funktionsnamen

Du hast eine Formel eingegeben, aber Excel erkennt die Funktion nicht. Das passiert oft bei Tippfehlern oder wenn eine nicht unterstützte Funktion verwendet wird. Wie umgeht man diesen Fehler?

👉 „Wie kann ich in Excel eine Summenberechnung durchführen, ohne eine Fehlermeldung zu bekommen, wenn der Funktionsname falsch geschrieben wurde?“

VBA-Skripte mit ChatGPT schreiben

Mit VBA (Visual Basic for Applications) kannst du Excel automatisieren und wiederkehrende Aufgaben mit Makros erledigen. ChatGPT hilft dir gerne, VBA-Code zu generieren – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Leere Zeilen löschen lassen

Angenommen, du möchtest regelmäßig alle leeren Zeilen in einer Tabelle löschen. Anstatt dies manuell zu tun, kannst du ChatGPT die Arbeit abnehmen lassen und ein VBA-Makro erstellen lassen. Das ist sehr einfach und geht so:

👉 „Schreibe ein VBA-Makro, das alle leeren Zeilen in einem Excel-Arbeitsblatt löscht.“

Automatisiertes Einfügen von Daten

Du willst, dass in einer bestimmten Spalte automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen werden, sobald eine neue Zeile mit Daten gefüllt wird. Mach das nicht manuell. Ermuntere lieber ChatGPT, dir einen passendes VBA-Element zu coden.

👉 „Programmiere ein VBA-Makro, das automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit in Spalte A einträgt, sobald eine neue Zeile mit Daten gefüllt wird.“

Weitere Excel-ChatGPT-Tipps für dich

Du willst mehr lernen. Schau dir dieses Video mit 13 praktischen Tipps für Excel mit ChatGPT an:

Du arbeitest mit Google Sheets? Dann schaue dir dieses Video an:

Fazit

Ob Excel oder Google Sheets – ChatGPT kann dir enorm helfen! Von der Erklärung einfacher Formeln bis zur Automatisierung mit VBA: Mit den richtigen Prompts sparst du Zeit, vermeidest Fehler und machst deine Tabellen noch effizienter. Nutze die Möglichkeiten der KI, um deine Excel-Skills auf das nächste Level zu heben!