Priorisierung mit KI: To-Do-Listen mit ChatGPT & Co. umsetzen

Du hast einige Dinge zu erledigen? Nutze ChatGPT  und Konsorten für kompakte To-Do-Listen, gemäß der ABC-Methode oder der Eisenhower-Matrix.

Was ChatGPT bei der Task-Planung für dich tun kann

Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Manche bringen dich schnell voran, andere halten dich nur beschäftigt. Ohne System machst du oft das Falsche zuerst – und verlierst Zeit und Energie.

Zum Glück kannst du mit ChatGPT, Gemini, Copilot und Dergleichen deine Aufgaben strukturieren lassen. Hier ein paar Beispiele, was du mit den KI-Tools tun kannst:

✅ Aufgaben priorisieren und sortieren

✅ Aufgaben nach Aufwand oder Zeitdauer einschätzen

✅ Aufgaben bündeln oder logisch aufteilen

✅ Vorschläge machen, was du delegieren oder streichen kannst

✅ Tages- oder Wochenpläne mit Tasks erstellen

Wie das alles geht? Dafür brauchst du nur die richtigen Methoden. Und ein paar schlaue Prompts.

Nutze die Eisenhower-Matrix

Die sogenannte Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Felder:

1️⃣ Wichtig und dringend → sofort erledigen

2️⃣ Wichtig, aber nicht dringend → einplanen

3️⃣ Dringend, aber nicht wichtig → delegieren

4️⃣ Weder wichtig noch dringend → streichen oder verschieben

Beispiel

Du möchtest verschiedene berufliche Aufgaben sortieren? Dann wende diesen Prompt an:

👉 „Bitte teile folgende Aufgaben in eine Eisenhower-Matrix ein: Angebot für Großkunden abschicken, Team-Call, Social-Media-Beiträge vorbereiten, Druckerpapier bestellen, E-Mail zur Büroküche lesen, Steuerunterlagen vorbereiten. Erstelle dazu eine Tabelle.“

Die mögliche Antwort von ChatGPT lautet dann:

Die ABC-Methode anwenden

Eine weitere, sehr gute Methode, um eine To-Do-Liste zu erstellen, ist die ABC-Methode. Diese priorisiert nach Relevanz:

✅ A-Aufgaben → sehr wichtig, mit hohem Nutzen

✅ B-Aufgaben → wichtig, aber nicht kritisch

✅ C-Aufgaben → nett, aber nicht nötig

Beispiel

Du hast ein paar Tasks im Privatleben zu erledigen? Setze diesen Prompt ein:

👉  „Ich habe diese privaten Aufgaben – bitte priorisiere sie nach der ABC-Methode: Notfallapotheke auffüllen, Wochenendtrip buchen, neue T-Shirts bestellen, Hausarzttermin vereinbaren, Dachboden aufräumen“

Der Vorschlag von ChatGPT sieht dann so aus:

Bessere To-Do-Listen mit ChatGPT: Weitere Tipps

Du bist mit den Ergebnissen noch nicht ganz zufrieden? Dann musst du an deinen Eingaben arbeiten. Nutze dafür diese einfachen, aber effektiven Ratschläge:

➡ Konkretisierung
Statt „Projekt erledigen“ lieber „Angebotspräsentation für Projekt Müller erstellen“.

➡  Kategorisierung
Beispielsweise „Privat“, „Beruf“, „Haushalt“ – ChatGPT kann sie einzeln sortieren.

➡ Zeitaufwand-Schätzung
ChatGPT kann grob angeben, wie lange du für eine Aufgabe brauchst.

➡ Planerstellung
Bitte um einen Tages- oder Wochenplan mit Zeitblöcken.

Dein Super-Prompt für die Planung

Mit dieser Eingabe nutzt du Eisenhower-Matrix, ABC-Methode und Zeitplanung in einem Rutsch:

👉 „Ich möchte meine aktuellen Aufgaben besser organisieren. Hier ist meine Liste:
[Deine Aufgaben einzeln auflisten]. Bitte: 1) Ordne die Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix (Tabelle, nach Dringlichkeit sortiert). 2) Gib zusätzlich die ABC-Priorität für jede Aufgabe an. 3) Schätze den ungefähren Zeitaufwand pro Aufgabe. 4) Erstelle daraus einen Tages- oder Wochenplan mit Zeitblöcken. 5) Berücksichtige Pufferzeiten und fasse ähnliche Aufgaben zusammen. 6) Fasse zum Schluss die drei wichtigsten Aufgaben für mich zusammen.“

Diesen Prompt kannst du jeden Montagmorgen nutzen. Oder immer dann, wenn du Klarheit brauchst.

Fazit

Wie du siehst, kann die praktische Unterstützung durch KI deinen Alltag produktiver machen. Die Zeiten, in denen du in einem Berg unnützer und undurchdachter Aufgaben untergingst, sind vorbei. ChatGPT und Co. helfen dir, die richtige Struktur zum Abarbeiten zu finden. Probier es aus!

KI Kaenguru

Jürgen aka „KI Känguru“ liebt ChatGPT und andere KI-Tools. Deshalb hilft er Einsteigern gerne mit praktischen Tipps, indem er Ratgeber schreibt und Schulungen gibt. Außerdem arbeitet Jürgen als Marketing-Experte und Fachautor für Digitalisierung & Gründerbusiness.

juergenkroder.com/journalismus/ueber-mich/