Wer ChatGPT, Copilot und Co. für die Arbeit nutzt, braucht eine KI-Pflichtschulung. So schreibt es die EU vor. Das steckt dahinter.
Warum simple KI-Systeme schon ein Problem sind
In dem Großraumbüro deines Unternehmens herrscht wie üblich große Betriebsamkeit. Doch ein Kollege ist extrem aufgeregt. Frank hat gerade erfahren, dass er in zwei Stunden eine wichtige Marketing-Präsentation halten soll. Er ist nervös und schwitzt, denn er hat noch nichts vorbereitet.
Also macht Frank das, was er in letzter Zeit häufig tut: Er sammelt alle relevanten Daten und Dokumente grob zusammen und kopiert sie in ChatGPT. Dann gibt er einen Prompt ein und hofft, dass die Künstliche Intelligenz ihm hilft.
Diese Lösung klingt pragmatisch, immerhin sind KI-Anwendungen extrem hilfreich. Sie meistern in kürzester Zeit das, wofür Menschen viele Stunden oder Tage bräuchten. Doch sie sind auch gefährlich – besonders im Business-Kontext. Deshalb gibt es mittlerweile eine gesetzliche Pflicht zur KI-Kompetenzschulung. Das wissen leider viel zu wenige …
Was hinter der KI-Schulungspflicht steckt
🔷 Vielleicht hast du es schon mitbekommen: Die Europäische Union hat die Chancen und Risiken von Künstlicher Intelligenz schnell erkannt und deshalb eine Regulierung durchgesetzt. Das Ergebnis nennt sich EU AI Act, auch bekannt als KI-Verordnung.
🔷 Der EU AI Act wird schrittweise ausgerollt. Seit dem 2. Februar 2025 ist Artikel 4 des EU AI Acts in Kraft. Mit ihm kam eine Regelung, die Vieles verändert: KI-Kompetenz ist keine Option mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht.
🔷 Das bedeutet: Unternehmen, die KI einsetzten, müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter die nötigen KI-Fähigkeiten haben. Sie müssen also, salopp formuliert, einen „KI-Führerschein“ erwerben.
🔷 Wichtig: Diese Pflicht startet nicht erst bei High-Risk-KI oder abgefahrenen KI-Scoring-Modellen. Sie greift schon, wenn dein Team ganz „harmlos“ mit Programmen wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot arbeitet.
Viele Chefs wiegeln nun vielleicht ab und sagen: „Wir machen doch nichts Verbotenes, wir lassen nur mal schnell Texte von der KI schreiben.“ Falsch gedacht! Der EU AI Act kennt keine Gnade für „ein bisschen KI“. Ab dem ersten Klick greift die Schulungspflicht!
Warum ist die KI-Schulung verpflichtend?
Der EU AI Act schreibt vor, dass Anbieter, Betreiber und Nutzer von KI-Systemen einen sicheren, transparenten und ethisch korrekten Umgang durch ihr Personal gewährleisten müssen. Da menschliches Fehlverhalten das größte Risiko bei der Nutzung von Künstlicher Intelligenz darstellt, hat der Gesetzgeber die Förderung der KI-Kompetenz zur rechtlichen Pflicht erhoben.
🔻 Durch gezielte KI-Schulungen soll also sichergestellt werden, dass dein Team die KI-Risiken frühzeitig erkennt und die technologischen Potenziale verantwortungsvoll und sicher ausschöpft.
Welche Fristen muss man bei der KI-Schulungspflicht beachten?
Die Schonfrist ist offiziell vorbei: Artikel 4 der KI-Verordnung trat bereits am 2. Februar 2025 vollumfänglich in Kraft. Für alle Unternehmen, die KI-Systeme – egal welcher Risikoklasse – bereits einsetzen, besteht somit eine sofortige Umsetzungspflicht ohne weitere Übergangszeiträume.
🔻 Das bedeutet: Wer jetzt noch keine dokumentierten Schulungsmaßnahmen vorweisen kann, agiert außerhalb des gesetzlichen Rahmens und setzt sich unmittelbaren Haftungsrisiken aus. Das bedeutet: Der Einsatz von ChatGPT und Konsorten ohne entsprechende Fortbildungsmaßnahme ist illegal!
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Für welche Unternehmensgröße gilt das alles?
Die Reichweite der KI-Schulungspflicht ist umfassend und kennt keine Ausnahmen. Solo-Selbstständige, StartUps, mittelständische Unternehmen und Konzerne müssen dementsprechend gleichermaßen für KI-Weiterbildungen sorgen. Jeder, der KI-Anwendungen verwendet – auch wenn sie noch so „klein“ oder „harmlos“ sein mögen – benötigt eine Schulung.
🔻 Da mittlerweile in Betriebssystemen, Browsern und zahlreichen Programmen KI-Technologien zum Einsatz kommen, ist also fast jeder digital arbeitende Mensch von der KI-Pflichtschulung betroffen.
Müssen auch Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund an den Schulungen teilnehmen?
Ja, denn gerade bei Anwendern ohne tiefes technisches Verständnis ist das Risiko für Fehlbedienungen oder Datenschutzverstöße besonders hoch. Die KI-Schulungspflicht zielt ja darauf ab, eine flächendeckende „KI-Awareness“ zu schaffen, damit jeder Mitarbeiter die Grenzen und Risiken der genutzten Tools versteht.
🔻 Nur so verhinderst du, dass mangelndes Basiswissen zu einer Sicherheitslücke für deine gesamte Organisation wird.
Brauchen auch Azubis, Praktikanten und Freelancer eine KI-Schulung?
Ja! Der EU AI Act macht keinen Unterschied beim Beschäftigungsverhältnis, weshalb auch Auszubildende, Praktikanten und Freelancer zwingend in dein Schulungskonzept integriert werden müssen. Entscheidend ist allein der tatsächliche Kontakt mit der Technologie im Rahmen ihrer Tätigkeit für dein Unternehmen.
🔻 Das heißt, die Pflicht erstreckt sich auf dein gesamtes Personal sowie auf alle externen Personen, die in deinem Auftrag KI-Systeme bedienen oder deren Nutzung beaufsichtigen.
Welche besonderen Anforderungen gelten für Führungskräfte und IT-Fachpersonal?
Führungskräfte sollten umfassend in den Bereichen strategische Compliance, Risikomanagement und Verantwortlichkeit geschult werden. Für IT-Experten und Entwickler stehen hingegen technische Details, Bias-Kontrolle und die spezifischen Anforderungen an Hochrisikosysteme im Vordergrund.
🔻 Anders ausgedrückt: Das Niveau der KI-Pflichtschulung muss an das Wissen und den Verantwortungsbereich der Personen angepasst sein.
Welche Kerninhalte müssen in der KI-Schulungen vermittelt werden?
Die KI-Fortbildung muss unter anderem technische Grundlagen, ethische Aspekte und KI-Sicherheit vermitteln. Hierbei müssen insbesondere verbotenen Praktiken sowie Datenschutz- und Urheberrechtsfragen thematisiert werden.
🔻 Ziel ist ein fundiertes Verständnis für die Funktionsweise, damit deine Mitarbeiter zum Beispiel Falschinformationen und KI-Halluzinationen eigenständig erkennen können.
Wie müssen die Schulungen gestaltet sein?
Die Methodik sollte flexibel, aber zielgerichtet sein und sich am spezifischen Risiko der eingesetzten KI-Systeme orientieren. Du kannst auf interaktive E-Learnings, Inhouse-Workshops oder externe Lehrgänge setzen, solange diese das Vorwissen und den Nutzungskontext berücksichtigen.
🔻 Sollte es in deinem Unternehmen noch kaum oder gar kein KI-Wissen geben, kann ein KI-Crashkurs ein guter Einstieg sein. Experten, die zum Beispiel KI-Systeme entwickeln, benötigen dagegen eine tiefgreifende Fortbildungen.
Wo kann man KI-Pflichtschulungen durchführen?
Von Online-Weiterbildungen über IHK-Seminare bis hin zu Hochschulen: Die Auswahl ist riesig. Wichtig ist, dass das Angebot zu deinem Team und euren Strukturen passt. Viele richten sich bewusst nicht an IT-Experten, sondern an Menschen ohne Technik-Hintergrund – wie die KI-Kurse von KI-Känguru.
🔻 Unsere Inhalte sind praxisnah, verständlich und auf den beruflichen Alltag ausgerichtet. Hier unser aktuellen, häufig gebuchten Highlights:
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Wer überprüft, ob es eine KI-Pflichtschulung gab?
Intern übernehmen meist Compliance-Teams, Datenschutzbeauftragte oder die IT-Leitung die Überwachung. Externe Überprüfer sind vor allem die zuständigen Aufsichtsbehörden der EU-Mitgliedstaaten. Im Falle eines Haftungsschadens fordern zudem Auditoren und Versicherungen Nachweise über die Qualifizierung des Personals an.
🔻 Fehlende Dokumentationen werden schnell als schwerwiegendes Organisationsverschulden gewertet, was deine „Verteidigungsposition“ massiv schwächt.
Welche Konsequenzen drohen, wenn es keine KI-Schulungen gibt?
Bei Missachtung des EU AI Acts können deinem Unternehmen empfindliche Sanktionen durch die Aufsichtsbehörden sowie zivilrechtliche Haftungsansprüche bei Rechtsverletzungen durch ungeschulte Mitarbeiter drohen. Da die Qualifizierung nach Artikel 4 verpflichtend ist, führen Versäumnisse zu einem erhöhten Betriebsrisiko und potenziellen Ausschlüssen bei Versicherungsleistungen.
🔻 Zudem riskierst du teure Betriebsstopps, falls Behörden die Nutzung von KI-Systemen aufgrund mangelnder Kompetenznachweise untersagen.
Welche schützen KI-Schulung vor Cyberangriffen?
KI-Schulungen sensibilisieren dein Team für moderne Cyberangriffe oder manipulative Methoden wie Deepfakes oder perfektioniertes Phishing. Mitarbeiter lernen besser, diese neuen Bedrohungsformen zu identifizieren. Gleichzeitig zeigen die KI-Pflichtschulungen auf, dass man vertrauliche Firmendaten und sensible Kundendaten niemals ungefiltert in öffentliche KI-Modelle eingeben darf.
🔻 Dieser Sicherheitsgewinn schützt deine gesamte IT-Infrastruktur besser vor KI-basierten Angriffen und kostspieligen Betriebsunterbrechungen.
Wie oft sollte man die KI-Schulungen wiederholen?
Da sich KI-Technologien und die rechtliche Auslegung der KI-Verordnung rasant entwickeln, ist eine einmalige Schulung nicht ausreichend. Du solltest regelmäßige Updates und jährliche Auffrischungskurse einplanen, um die Kompetenz deines Teams auf dem neuesten Stand zu halten.
🔻 Nur durch einen kontinuierlichen Lernprozess stellst du eine ausreichende und aktuelle KI-Kompetenz sicher. Und du sorgst dafür, dass alle Angestellten mit den KI-Tools und ihren Möglichkeiten mitwachsen und sie effizienter einsetzen können.
Wie dokumentiert man die KI-Kompetenz?
Setze auf ein zentrales Register, in dem pro Person und Rolle Schulungen, Teilnahmen, Tests und Zertifikate hinterlegt werden. Ergänze dies um eine Richtlinie, die festlegt, welche Rollen welche Schulungen in welchen Abständen durchlaufen.
🔻 So kannst du bei einem Audit zeigen, dass du nicht nur irgendetwas geschult hast, sondern strukturiert, wiederholbar und risikoorientiert vorgehst.
KI-Pflichtschulungen: Machen oder lassen?
Diese Frage stellt sich eigentlich nicht. Denn der EU AI Act bzw. die KI-Verordnung ist verpflichtend. Dieses Schaubild fasst die wichtigsten Fakten zusammen:
Fazit
Die Zeiten, in denen du KI „einfach mal ausprobierst“, sind vorbei. Der EU AI Act sagt ganz klar: Erst Kompetenzen aufbauen, dann der Einsatz. Wenn du die KI-Schulungspflicht ignorierst, riskierst du nicht nur Bußgelder, sondern auch Sicherheitslücken, Datenpannen und Reputationsschäden. Also – handle schnell!
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Jürgen aka „KI Känguru“ liebt ChatGPT und andere KI-Tools. Deshalb hilft er Einsteigern gerne mit praktischen Tipps, indem er Ratgeber schreibt und Schulungen gibt. Außerdem arbeitet Jürgen als Marketing-Experte und Fachautor für Digitalisierung & Gründerbusiness.