Anleitung: In nur 8 Schritten zum eigenen KI-Chatbot

Du möchtest für dein Unternehmen einen smarten Chatbot haben? So setzt du das Vorhaben selbst Schritt für Schritt um – ohne zu programmieren.

Ein Gastbeitrag von Michael Wichterich / Voisento

Wie man einen eigenen Chatbot entwickelt

Stell dir vor, dein Telefon klingelt nur noch halb so oft, weil einfache Anfragen direkt von einem Chatbot beantwortet werden. Klasse, oder?

Mit sogenannter Conversational AI können Menschen über Text oder Sprache mit einer KI interagieren. Firmen profitieren von dieser Technologie, weil häufige Fragen automatisiert beantwortet, der Kundenservice optimiert und Mitarbeiter entlastet werden.

Das Beste daran: Du brauchst keine Programmierkenntnisse, um deinen eigenen Chatbot zu erstellen! Mit No-Code-Plattformen wie Voiceflow kannst du ganz einfach per Drag-and-Drop einen Assistenten für Websites, WhatsApp oder andere Kanäle bauen.

Wie das geht? Wir haben eine einfache, nachvollziehbare Anleitung für dich erstellt.

Schritt 1 | Account und Projekt anlegen

Wenn du auf diesen Link klickst, kannst du einen kostenfreien Account anlegen und zudem von einem Bonus profitieren: Du erhältst zwei Millionen extra AI-Tokens für deinen kostenfreien Account.

➡ Klicke bei der Frage „Do you already have a Voiceflow account“ auf „No“

➡ Wähle dann „Create an account“ und registriere dich

➡ Bestätige deine E-Mail und logge dich ins Dashboard ein

➡ Lege ein Projekt über „New Agent“ an

➡ Vergib einen Namen und stelle die Sprache auf Deutsch

➡ Gebe die URL der Webseite ein, für die du einen Chatbot erstellen willst

Schritt 2 | Die Knowledge Base befüllen

Ein Chatbot braucht Wissen, um gute Antworten zu geben. In Voiceflow gibt es dafür die Knowledge Base. Hier sammelt dein Chatbot Informationen, um sinnvolle Antworten zu geben.

Gehe folgendermaßen vor:

➡ Klicke in der Knowledge Base rechts oben auf „Add Data Source“.

➡ Füge wichtige Webseiten-Links hinzu, zum Beispiel zu den Bereichen FAQ, Support und Blog.

➡ Lade PDFs oder Dokumente hoch, beispielsweise für Produktanleitungen.

➡ Erstelle eigene FAQ-Antworten für häufige Fragen.

💡 Je mehr relevante Daten du hinzufügst, desto nützlicher wird dein Chatbot!

Schritt 3 | Den ersten Workflow bearbeiten

Jede gute Unterhaltung beginnt mit einer freundlichen Begrüßung – auch bei einem KI-Chatbot! Um von der Knowledge Base zum Workflow zu gelangen, öffne bitte den Menüpunkt „Workflows“.

Danach solltest du so weitermachen:

➡ Wähle den „Home“- und den „Edit Workflow“-Button aus.

➡ Passe das Begrüßungsfeld an, indem du den Start-Block anklickst.

➡ Damit dein Chatbot personalisierte Antworten geben kann, muss er Informationen von Nutzern erfassen. Das geschieht über sogenannte Capture-Blocks, die du unter „Listen/Capture“ findest.

➡ Wähle im rechten Feld „Entire usere reply“ und dann „last_utterance“ aus. Jetzt werden Antworten wie Namen oder Anliegen der User in der Variable „last_utterance“ erfasst.

Schritt 4 | Die richtige Antwort zur Nutzeranfrage finden

Damit dein Chatbot nicht nur vorgefertigte Antworten gibt, sondern echte Informationen aus deiner Datenbank abrufen kann, benötigt er eine Knowledge Base Search. Diese Funktion ermöglicht es dem Chatbot, gezielt relevante Informationen aus deiner Knowledge Base abzurufen und in seine Antworten zu integrieren.

➡ Öffne in Voiceflow das Menü und füge den Block „DEV → KB Search“ hinzu.

➡ Verknüpfe den Block mit vorherigen Nutzeranfragen, damit der Chatbot gezielt in der Knowledge Base nach Antworten sucht.

➡ Teste die Suche mit verschiedenen Fragen, um sicherzustellen, dass dein Bot die passenden Infos findet.

Schritt 5 | KI-Antworten generieren

Sobald der Chatbot die passenden Informationen aus der Knowledge Base abruft, muss er eine verständliche Antwort generieren. Das geschieht mit dem Prompt-Block, der das KI-Modell steuert und die Informationen aus der Wissensdatenbank in klare, natürliche Sprache umwandelt.

➡ Gehe in Voiceflow zu „Text → Prompt“.

➡ Formuliere eine klare Anweisung für die KI, wie die Antwort strukturiert sein soll. Beispiel: „Fasse die Information aus der Knowledge Base in zwei Sätzen zusammen“.

➡ Erstelle einen neuen Prompt-Block, indem du auf „Create Prompt“ klickst.

👉 Ein Prompt-Beispiel:
„Du bist ein FAQ-Webchatbot, der Kunden bei ihren Fragen hilft. Beantworte die letzte Nutzeranfrage freundlich und kurz. Diese findest du hier: „{last_utterance}“. Beachte dabei den gesamten Gesprächsverlauf. Diesen findest du hier: „{vf_memory}“. Beantworte die Frage anhand der Informationen aus der Knowledge Base: „{chunks}“ und fasse die Antworten kurz zusammen“

Schritt 6 | Fallback-Optionen definieren

Falls dein Chatbot eine Frage nicht beantworten kann, sollte er eine sinnvolle Alternative bieten. Auch das lässt sich leicht realisieren.

➡ Ergänze eine Fallback-Logik in Voiceflow.

➡  Füge einen Message-Block hinzu.

➡  Erstelle eine Standardantwort wie „Dazu habe ich leider keine Informationen. Sie können uns direkt unter [Mailadresse / Telefonnummer] erreichen.“

Schritt 7 | Teste deinen KI-Chatbot

Dein erster Prototyp ist fertig. Gratulation! Nun musst du diesen noch testen.

➡ Klicke auf den „Run“-Button im Dashboard oben rechts.

➡ Simuliere verschiedene Nutzerfragen.

➡ Überprüfe, ob dein Chatbot natürlich und hilfreich reagiert.

💡 Pro-Tipp: Lasse Freunde den Bot testen – sie finden oft Fehler, die du übersehen hast!

So kannst du den Prototyp mit anderen teilen und Feedback sammeln, bevor du den Chatbot veröffentlichst:

➡ Nutze die „Share Prototype“-Funktion in Voiceflow.

➡  Sende den Link an die Tester.

➡  Sammle das Feedback und verbessere entsprechend deinen Chatbot.

Schritt 8 | Veröffentliche deinen Chatbot

Hast du alle Fehler beseitigt und ist dein erster KI-Helfer bereit für die Welt?

➡ Klicke auf „Publish“ und wähle „Embed on Website“.

➡ Kopiere den generierten Code.

➡ Falls du WordPress nutzt, füge den Code über das Plugin „Code Snippet“ im Footer ein.

Denke an die Weiterentwicklung!

Ein Chatbot kann noch viel mehr als „nur“ FAQs beantworten! Je nach Bedarf lässt er sich erweitern, beispielsweise um diese Funktionen:

✅ Terminbuchungen, damit Kunden direkt einen Termin reservieren können
✅ Nachrichten hinterlassen, falls der Support nicht erreichbar ist
✅ Kundensupport-Tickets, die automatisch erstellt und weitergeleitet werden
✅ CRM-Anbindung, um Kundendaten zu speichern und Prozesse zu optimieren

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Über den Autor:

Michael Wichterich ist Gründer von Voisento. Er und sein Team unterstützen Unternehmen dabei, ihre Kundenkommunikation mit intelligenten Chat- und Telefonbots zu automatisieren. Zudem entwickeln sie maßgeschneiderte Lösungen für Websites, Messenger und Telefonie, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Erreichbarkeit zu verbessern.

Möchtest du noch tiefer in das Thema Conversational AI eintauchen? Michael zeigt dir in seinem Kurs „Conversational AI – Dein Einstieg in smarte Automatisierung“, wie du KI-gestützte Assistenten optimal nutzt.